보고내용이 많으면 요약보고서가 지름길

보고서에도 지름길은 있다

회사는 예기치 않은 긴급한 사건 사고가 많이 생긴다. 당연히 직장인이라면 보고서를 써야만 하며 일상적인 업무이고 글쓰는 것으로 운명을 같이하게 된다 그런데 막상 쓸려고 하면 마냥 잘 써지는 것 만은 아닌 것이 보고서다.

특히 중요 사안이면 경영진까지 업무 진행사항을 보고하여야만 하는 경우가 생긴다.  이때 요약된 보고서가 효과적인데, 업무 담당자가 현재의 진행상황이나 결과 등을 전반적으로 정리하여 향후 계획까지 책임자에게 보고하는 것이 주된 내용이다.

보고받는 책임자 입장에서는 보고를 정확히 받고 지시를 내리며 중요한 결정을 내려야만 하므로 정확한 보고서가 필요하며, 업무담당자로서는 전반적으로 돌아가는 상황을 한눈에 파악할 수 있는 핵심 보고서 작성이 중요하다.

물론 보고자가 신속하게 잘 써야 하며 준비도 잘 해야한다.

그리고 보고서는 사실관계를 정확히 써야 하는데 나중에 근거자료가 되거나  다시 진행 사항을 보고서를 통해 내용 파악을 할 수 있으므로 작성자는 허위사실 없이 사실적으로 써내려야 가야 한다.(사실과 다르게 보고할 경우 문제가 발생했을 때 대처가 어렵다)

또한 보고서는 당시 정황을 정확히 파악할 수 있는 유일한 단서이자  근거자료이므로 담당자는 결재권자가 최종적으로 결재가 할 때까지 긴장하고 내용을 몇번씩 읽어보고 숙고하여야만 한다.

꼭 필요한 부분만 요약하는 엑기스 요약보고서

보통 프로젝트의 경우 일정기간이 지나면 추진상황이 많아지고 장기화 될 경우에는 보고사항이 자연스럽게 많아진다. 당연히 결과보고나 향후계획에 대한 결재를 하기 위해서는 처음부터 일일이 설명을 해야만 하며 보고서로 이해시켜야 한다. 이때 유용한 것이 요약보고서이다.

요약보고서 쓸때 유의해야 할 점은 지금까지 일어난 스토리나 이것저것 추진현황을 강조할려고 쓰면 방향을 잃게되고 내용도 산으로 간다. 

결국 의도하지 않게 주절주절 쓰게 되고 급기야 나중에는 자기가 쓸려고 했던 핵심 주제마저 잊어버리고 이게 중요한지 저게 중요한지 구분도 못하다가 키워드까지 놓치고 만다.

다시말해 어떤 내용을 써야할지 명확하게 기준을 잡고 쓰지 않으면 허접한 요약보고서로 가는 지름길이다.  특히 요즘같이 스케줄이 바쁜 경영진에게는 요약보고서가 아주 제 기능을 제대로 발휘하는데 분량은 보통 1~2페이지 보고서 정도면 무난하다.

정리하자면 요약보고서는 일반 보고서에 비해 결재자가 꼭 알아야 할 사항을 한눈에 파악하도록 핵심만 간결하게 쓴 문서이며 경영진의 마음을 움직이는 한편의 연애편지와 같다.  주요 작성요령은 아래와 같다. 

- 보고할 업무 내용을 한눈에 이해하도록 제목을 잘 써야 한다

- 1,2,3 이나 가,나,다... 등의 순서를 매기면 훨씬 효과적이다.

-특히, 기타사항이나 특이사항을 눈에 띄게 하는 센스가 필요하며 전체적으로 간결하게 작성한다.

지금까지 경험해본 결과 보고서는 짧게 작성하는 것이 명쾌하고 깔끔한 결론도 낼 수 있다.  그러기 위해서는 항상 '핵심'을 머리에 새기는 습관이 필요하다.   끝.