짠~ 하고 나오는 보고서는 없다

보고서 작성에도 상식은 있다

옛말에 '아무리 바빠도 바늘 허리에 매어 쓰지는 못한다' 라는 속담이 있다. 아무리 바빠도 순서가 있다는 말인데 벽에 못을 박을때도 못의 끝부분부터  들어가지 절대 머리부터 들어가지 않는다. 다시말해 일을 제대로 할려면 거쳐야 할 과정을 반드시 거쳐야 일이 제대로 된다는 말이다.

보고서 작성도 마찬가지인데 아무리 바빠도 자기보다 윗사람에게 결재를 해야하는 보고서는 아무렇게나 빨리 만들수는 없다.   직장에서 성공하고 싶다면 보고서 작성을 잘해야 하는데,  일단 글을 잘 써야 하며 글을 잘 쓰기 위해서는 부단한 노력이 있어야 한다. 

보고서에도 수준이 있는데 인스턴트 햄버거 찍어내듯이 금방 만들어진 정형화된 보고서는 작성하기엔 간편하기는 하지만 알맹이가 없다는 단점이 있고, 반대로 깊은 국물이 우려나오는 듯한 깊이 있는 보고서는 분명 나름대로 작성자의 노하우가 숨겨져 있기 때문에 두고두고 작성자의 이름이 따라다니며 보고서만 봐도 업무 능력과 수준을 가늠할 수도 있다.

짠~ 하고 나오는 깜짝 보고서는 없다

직장인의 모든 보고서는 업무상 언어 즉, 소통의 도구다. 비즈니스의 모든 의사소통은 글로만 하는데 말로는 일상적인 대화정도는 가능할지 몰라도 직장에서는 통하지 않는다. 요즘은 보고서든 SNS든 자기 자신이 쓴 글 솜씨를 남이 볼 수 있는 기회가 많아졌는데, 특히 회사에서 전사포탈 전자결재System을 쓰는 경우에는 보고서는 공개가 자연스럽게 된다.

이는 글쓰는 수준을 금방 알 수 있게 된다는 말인데, 보고서 수준에 따라 특징이 있다.

우선, 보고서 쓰는 수준이 낮은 직원들의 경우 윗 상사의 문서 작성 지시를 받아 보고서 제출전까지 상사에게 중간보고나 질문도 하지 않고 의논없이 혼자서 작성하거나, 옆사람에게 의견을 물어보지도 않는 경우가 많았다. 그리고 혼자 나름 자기 생각을 넣어 열심히 밤세워 작성했어도 동문서답이거나, 주변에 쑥스럽다거나 보여주기 싫다고 검증하지 않은 보고서라면 더욱더 위험하다.

반대로 잘 쓴 보고서는 상사와 마음을 열고 작성 중간중간에 보여주며, 방향 설정에 대해 그때그때 커뮤니케이션을 한다. 즉, 아무리 보고서를 잘 썼다고 해도 최종 결재자가 마음이 바뀐다면 쓸모없는 쓰레기일 뿐이기 때문에  윗 상사가 지시한 문서일수록 중간중간 물어보고 중간보고를 자주 하면서 보고서의 작성방향을 잡아가야 한다. 

주제가 정확한지, 결론은 잘 됐는지, 문제점을 잘 파악하고 있는지 상사와의 커뮤니케이션을 자주 해야 한다는 말이다.  

보고서 작성시 본인이 작성한 글을 주변에 보여주어 교정을 받아야만 하는 이유는 단순하다. 이는 보고서 작성자의 글솜씨를 잘했다 못했다 하고 평가하는 과정이 아니고 최종 보고서의 통과를 위한 과정이자 목적이지 주변 동료가 글솜씨에 대해 논하는 심사위원이 아니기 때문이다.

반드시 옆사람에 보여주고 자문을 받아라

직장에서는 마음을 닫고 사는 사람이 많다. 즉 중요한 내용의 공문은 물론 공개 안해도 되지만 그리 중요하지도 않은 자료를 공개하지 않거나 혼자만 끝까지 가져가는 경우를 종종 봤다. 그런 문서를 저장해 놓고 뒤에 다시 챙겨보는지 모르겠지만 내가 아는 한 10에 9은 다시 보지 않고 어디 저장해 둔 곳도 잊고 사는걸 봤다. 즉 본인은 중요하다고 생각한 파일이나 문서도 사실은 그리 중요하지 않다는 얘기다. 

그냥 남에게 보여주면 안된다는 불안감일지 모르겠지만 특이하게도 남의 자료를 스펀지처럼 흡수를 잘한다는 장점이 있다. ㅎ 나중에 몇십년 지나 박물관에서 볼수 있으면 다행이지만... 암튼 신상에 문제되는 것 이외에는 공유 못할 것은 없다.

결론적으로 보고서는 되도록 많은 사람에게 보여주고 읽히는게 좋다. 쑥스럽다고 안보여 주다간 결재 단계에서 더 큰 창피를 당할지 모른다.  끝.