문서란 무엇인가

조직간의 대화는 문서다

오늘은 문서에 대해 몇가지 말하고자 한다. 우리가 날마다 출근하고 퇴근하는 회사라는 조직은 매우 복잡하다. 직장이라는 복잡한 조직에서 각기 다른 특징이 있겠지만 공통점이라면 문서라는 매개체를 통해 기록을 남기고 부서간 의견 전달을 한다는 점일 것이다. 물론 부서간에 다소 쓰는 목적이나 특성은 다르겠지만 활자로 남기는 것은 똑같다.

문서라는 단어를 국어사전에 찾아보면 "실무상 필요한 사항을 문장으로 적어서 나타낸 글" 이라고 나와 있다.  인터넷 네이버 지식백과에서는 "문자나 기호를 사용하여 실무상 필요한 사항들을 구체적으로 기록하고 표시한 것으로 기업이나 관공서 등의 모든 조직에서 업무상 사용되는 모든 서류 및 기록물"이라고 좀 더 세세하게 나와있다.

그리고 과거에도 그랬고 지금 현재까지도 조직간 커뮤니케이션 소통이나 최종 의사 전달의 역할은 여전히 문서가 담당하고 있다. 아무리 그 자리에서 언변이 뛰어나게 업무처리나 대처했다 하더라도 최종기록은 문서로 저장한다는 말이다.

물론 누구나 글쓰기가 두렵고 고민인데, 일단 직장인이라면 기획서를 스스럼없이 잘 만든다거나 회사에서 글을 잘 쓴다고 인정받고 보고서도 보기좋게 잘 만든다면 일단 경쟁력이 뛰어나다고 볼 수 있다.

그러나 문서쓰는 것이 하루아침에 잘 써지는 것도 아니기 때문에 개개인이 많은 노력이 필요하며, 이를 위해서 간결하고 정확한 필체를 구사하기 위해 끊임없이 실패하고 혼나고 연구해야만 한다.

특히 중요한 문서일지라도 보고서 작성에는 정답이 없다는 것이 특징인데, 일반적으로 보고 받는 사람들의 스타일에 따라 눈높이를 맞춰서 보고서를 작성하고 의사표현을 정확히 하여 결재를 빨리 하는 것이 효율적인 보고서이며 잘 된 보고서라고 본다. 

 

결론적으로 말하자면 '보고서 작성 능력'은 부서간 효율적인 의사소통 수단인 동시에 업무 효율성 향상, 그리고 자기 자신을 최고로 표현할 수 있는 강력한 무기이므로 반드시 성능좋게 겸비하고 있어야 한다.

즉 모든 문서작성은 직장인의 당면 문제이자 사회 초년생이라면 반드시 거쳐가야 할 관문인 것이다. 이제라도 나뭇꾼이 연장을 가는 마음으로 급하게 마음먹지 말고 차근차근 준비해 보자.  끝.