또 하나의 얼굴, 명함 굿 매너

명함 주고 받는 법

직장에 다니는 사람이라면 명함은 누구나 가지고 다닌다.  명함은 한글 사전에 나와 있다시피 “ 존재를 드러내어 보이다 ”라는 뜻으로 나의 얼굴과 같다. 물론 영업맨이 아닌 이상 명함을 많이 쓰지는 않겠지만 나역시 직장생활을 하다보니 명함이 필요한 자리가 많았고, 그동안 수많은 사람들을 만나고 또 연락이 닿지않아 잊혀지기도 했다. 

예전에는 나도 아래와 같이 명함집에 빽빽이 꽃아 관리했지만

   (과거 4년전【명함집】인데도 "인상좋음" 등 인상착의나 미팅날짜, 중요사항을 메모한 흔적이 보인다...) 그래도 요즘은 명함관리 앱이 많아서 관리하기는 편해졌다.

사실 명함을 주고받는건 매뉴얼이나 특별한 규칙이 없다. 외국에서야 에티켓으로 생활화 되었겠지만  우리나라는 전통적인 유교문화이고 최근 현대에 들어와서야 서양 문화가 도입되었으니 우리나라에서 교육을 받은 나역시 누가 명함예절에 대해서 가르쳐준 사람은 지금까지 없었다.

단지 내가 직장생활을 하다보니 명함 예절에 관해 느끼는 것을 포스팅하는 것이므로 참고만 하시면 되겠다.

그럼 본론으로 들어가서..

아무래도 명함을 주고받는 자리는 초면이나 업무상 협력관계가 대부분이고 좀더 신경써서 예의를 갖추다보면 상대가 첫인상을 좋게 보는 긍정적인 효과가 있었다. 상대가 첫인상이나 이미지가 예의바르다는 생각을 하게되니 업무협의도 좀더 호의적으로 바뀌는 경험을 한 적이 많다.

자, 그럼 명함 주고받는 것은 어떻게 해야 할까? 

1. 명함은 명함지갑에서 꺼내며 가급적 상대보다 먼저 꺼내도록 한다. 처음 만난 사람들은 반갑다보니 서로 명함을 꺼낼려고 서로 허둥대는 경우가 있는데 그럴 경우에는 상대를 배려해서 좀 기다려주자.

Tip) 명함을 최신 것으로 하고 명함지갑도 준비한다.

 

뒷주머니 지갑이나 수첩, 다이어리.. 아무대서나 명함이 나오기는 하지만, 명함지갑이라면 명함보관도 깨끗하고 상대가 준비된 사람이라고 신뢰를 느낄수 있으니 될수 있으면 명함지갑을 가지고 다녀보자. 참고로 무심코 사무실을 옮겼다거나 핸드폰이 변경되었다고 예전 명함에 전화번호등을 빨간 펜으로 찌~익 그어 새로운 번호나 주소를 적어 명함을 건네는 경우도 있는데 예전에 쓰다 남은 명함이나 낙서된것, 오래된 명함을 건네는건 상대방에 대한 배려가 아니라고 본다.

명함 건넬 때 

2. 상대가 나보다 높으신 분이라면 공손하게 자기의 이름이 상대방에게 보이도록 하고 오른손으로 내민다. 이때 웃는 얼굴로 상대의 눈을 보면서 "서울메트로 ㅇㅇㅇ입니다”하고 자신을 소개한다면 더욱 좋을 것이다. 그리고 상대가 2명 이상이면 높으신 분 순서대로 주고, 인원이 많을 경우 다 줄 필요는 없는 것같고 책임자 한두분만 건내시면 되겠다.

이때 건네는 높이는 가슴과 허리 사이 높이로...^^

Tip) 상대에게 줄 때는 내 명함이 오른손이다보니 아무래도 받는손이 왼손으로 받을 수밖에 없는 상황이겠지만 나의 경우는 될수 있으면 두손을 모아서 왼손으로 받는다. “감사합니다”라고 한마디 하고... (혹시 자리가 책상이나 앉아 있다면 일어서서 받는게 좋다.)

초면인데도 거만하게 한손으로 준다거나 아랫사람 명함주듯이 하면 불쾌할 수도 있다.

 

 

명함 받을 때

3. 상대방이 민원인이거나 혹은 방문자가 직접 찾아와 미팅이나 관련 회의를 할때엔 회의 다이어리 옆에 명함을 두고 번갈아보면서 회의를 하면 편하다.

이때,  중요한 것은 명함을 받은 즉시 성의 없이 앞 호주머니에 꾸겨 넣거나 아무렇지도 않게 다이어리 속으로 끼워 넣으면 상대가 기분 나쁘게 생각한다. 나도 예전에 어느 기관에 갔더니 상대방이 내 명함을 아무렇지도 않게 한쪽으로 던지는 걸보고 어찌나 불쾌하던지.. 회의가 제대로 되지 않았다.

즉, 면담자와 면담이 끝날때까지 눈에 보이게 책상위나 다이어리 옆에 두는게 좋을 것이다.(단, 대화도중에 이름을 부를려고 자꾸 명함을 들여다 보는 것도 실례다. 그러니 얼른 보고 성과 직함정도는 외워라. “김부장님”“서과장님”등등.. 이름까지는 몰라도 되니까...)

 

4. 그런다음 회의나 면담이 끝나고 상대가 갔을 경우에는 명함 뒤에 만난 날짜와 인상착의, 그리고 주요 이슈와 특징, 만난 내용등을 간략히 메모해 놓는다. 특히 처음 대면하거나 잘 연락을 안할 것 같은 상대라면 필히 메모하기 바란다. 안 그러면 다음에 혹시 상대와 다시 만날 때 난처할 수도 있으며 처음에 무슨 얘기했는지 기억이 나지도 않는다. 설사 업무 다이어리를 안가져와도 간략히 메모된 명함만 보면 초면에 무슨 얘기했는지 금방 떠오른다.

나의 경우 예전에 민원인을 자주 만나는 인허가 협의 업무를 몇년동안 한적이 있는데 명함이 하루에도 10~20장을 받다보니 나중에는 명함이 어디 있는지도 모르고 민원인이 또 찾아와도 누가누구인지도 모를 정도로 헷갈릴때가 많아 난처한 경우가 한두번이 아니었다.

# Tip) 상대와 면담중에 명함에 이것저건 메모하면 안된다. 명함 뒤에 메모는 어디까지나 상담이 끝나고 상대가 돌아갔을 때 적는다,

 

정리해보자면

A. 명함은 명함지갑에서 꺼내 연소자가 먼저 건네고, 받은 사람은 받은 명함을 한번 잘 보고 자기 명함을 공손히 오른손으로 모아 건넨다.(두손으로 모아서 건네면 더 좋고... 혹시 앉아 있으면 반드시 일어나서 받는다.

B. 면담이나 회의가 진행된다면 명함을 상대의 눈에 보이게 둔다. 단 이름을 부를려고 자꾸 힐끔힐끔 쳐다보지 않는게 좋다. (다행인건 요즘 명함은 다들 한자를 쓰지 않는다. 예전에는 한자를 몰라 이름을 물어보기도 곤란했다는... --;; )

C. 상대가 돌아가면 명함 뒤에 간단한 메모를 한다. 그리고 스마트폰 앱에 입력하거나 명함집에 보관을 한다.

D.  명함은 정기적으로 정리를 안하면 계속 쌓일 수가 있으니 6개월, 1년 정도 기준을 정해 적당한 시점에서 한번 씩 정리해 두자

 

지금까지 나만의 명함 주고받는법을 소개해 봤다. 물론 명함 주고받는 것이 사소할지 모르지만 조그만 것들이 모여 큰 것이 된다. 아무래도 직장인들이 평상시에 기본적인 에티켓이나 예의범절이 몸에 배어 있다면 윗 상사로부터 인정 받을 수 있고 앞으로 각자 직장 생활에 좀더 도움이 되리라고 생각한다.