문서작성이 주절주절 연애편지냐? 박스의 힘

주절주절하지 말고 한눈에 볼 수 있게 하라

'내용은 많은데 한 눈에 안 들어와. 영~'

'보고서는 열심히 쓴 것 같은데... 좀 제대로 쓰라고!!! '

직장에서 공통 언어인 '보고'의  주 목적은 전달력이다. 보고를 위한 문서는 주제를 놓쳐서도 안되고 명확하게 요점을 정리해서 보고 받는 사람이 편하도록 작성해야지 주절주절 나열한 것은 꽝이다. 그리고 너무 복잡하다. 

나를 위한 변명 같지만 나는 내가 생각하기엔 좌뇌보다 우뇌가 발달한 것 같다. 예술적이고 감성적이고 추상적인 능력이 발달된....

한편 좌뇌가 발달되면 시각/언어/구두적/수학적/직선적/통제적/지적/체계적 능력이 발달되었다고 한다.

다시말해, 좌뇌는 논리적이고 통계적인 활동에 강하고, 우뇌는 예술적인 활동에 강하다는 말인데 회사에서 보면 보고서 작성능력이 뛰어난 사람은 과연 우뇌의 소유자일까?  아님 좌뇌의 소유자일까?

물론 좌뇌 우뇌 둘다 적당히 발달하면 굿이겠지... ㅎㅎ

오늘은 복잡하고 쓸 것이 많은 보고서 작성중에서 주절주절 나열하는 것보다 효과적인 도형중에, 박스에 대해서 간단히 포스팅 하겠다.

숫자로 쭉 나열하지 말고 표를 이용하자

회사에서는 항상 신속함이 생명이다. 공사 총괄업무를 하다보면 갑작스럽게 부서장이 00공사 진행 현황이나, 지금까지 실적을 궁금해 할 때가 많다. 이때 공사 감독에게 자료를 요구하면 한참 있다가 월별 공정관리 실적이 기록된 A4 용지 한 장을 건네받는데 짜증이 밀려온다.

내용인 즉

' 2014년 8월 3.4%, 9월 .... 2014년 12월 % '

이렇게 숫자로 된 실적을 쭉 나열해서 적어 윗 사람에게 보고한다고 작성해 왔다... 아무리 급하다고 이렇게 주면 어떻하니... 지랄이다 --;;

물론 숫자나 실적이 틀린 것이 아니다. 이것은 다름 아니라 한눈으로 볼 수 있게 정리가 안된 것 뿐이다. 아무리 실적이 정확하다고 해도 윗 사람이 한눈에 볼 수 없고 제대로 전달도 안된다면 좀 곤란하다. 

즉, 상대방을 설득시키지 못한다거나 복잡하거나, 설마 '이해불가'라면 이는 보고서 작성이 효과적이지 못한 것이고 잘못된 것이다.

어쩌다 참고용이라면 몰라도 보고서에는 정량적인 데이터를 시각적으로 보여줘야 하기 때문에 서술형으로 실적을 작성하면 결재자가 한눈에 파악할 수도 없다.

내가 직장생활을 해보니 도표나 그림등을 적당하게 사용을 잘하는 직원들은 표현 능력도 좋다는 평을 듣는다. 나열된 정보를 간단 명료하게 정리도 잘하고... 

머릿속에 있는 정보나 사실들을 주절주절 나열하는 것보다 표로 정리해서 핵심을 담아 낸다면 상대방도 원하는 정보를 간단히 이해하기도 쉽고, 

또한 작성자도 생각을 정리할 수 있게 되어 나중에 보고할 때 간단간단 묻는말에 대답을 정확히 할 수 있게 되어 일도 잘하고 업무 내용파악도 잘하고 있다는 칭찬을 듣는데. 아뭇튼 표로 정리하면 장점이 많다.

즉, 복잡한 실적 등의 데이터는 알기쉽게 도표나 차트로 표현한다


복잡한 것을 한번에 정리하는 박스표의 파워

표를 만들어 자료를 정리하는 요령은 다음과 같다.

물론 나 같은 보통 직장인이라면 도표나 차트를 학교에서 배울 기회는 없었기 때문에 어깨 너머로 배웠지만, 앞에서 말한 것과 같이 데이터나 나열된 정보를 간단하고 알기 쉽게 표현하는 장점이 있고 한층 보기 좋게 편집도 가능하다.

1. 표는 행과 열이 구분되어 있어 자기 생각대로 표를 만들면 된다. 참고로 박스 양 옆을 터주면 답답해 보이지 않아서 좋다.  

구분	대제목	예산	내용
2012년		1,203,000
2013년		9,980,00
2014년		1,340,000

 행에는 종류나 시기 같은 것을 쓰면 좋고, 열에는 구분되는 것을 쓰면 되는데 참고로 행이나 열은 자기 스타일대로니 자기의 생각대로 작성하길 바란다.

여기서, 예산은 박스 오른쪽으로 붙이는 게 좋은데, 그래야 얼마인지 보기도 편하고...

2. 박스를 작성할 때는 취향대로 음양을 넣어도 좋다.

TIP) 참고로 표는 무조건 만들어 놓고 본다. 내용이야 나중에 채우면 되고.. 박스는 언제라도 삭제 가능하니 표를 작성하고, 빈칸을 채워서 내용을 마무리 하는 것도 생각정리에 도움이 된다.

결론적으로

보고서는 누가 작성해 주는 것이 아니다. 분명히 말하자면 내가 오랜 생활 직장에 있어 본 결과 문서 작성능력은 저절로 되는 것이 아니며, 늘지도 않고 자기만의 기술이나 노하우가 없다면 말짱 제자리 걸음이다. 아니면 누가 만들어 놓은 걸 베껴쓰든지... 

물론 직장에서는 표나 도표, 그리고 프레젠테이션의 고수님들이 수도 없이 많다. 서점에 가면 도표, 생각정리 책들이 잘 정리 되어 있다. 다만 실천들을 안할 뿐이지...

오늘 포스팅한 요지는 '내가 직장 생활해 보니 업무 초보 입장에서 보면 문서작성 할 때 표를 사용하는게 생각정리나 업무에 도움이 많이 된다' 라는 뭐 이렇더라 라는 내 생각이라는 점이다.(문서작성 능력이 좋은 고수들이 지천에 깔려 있으니 내가 뭐 가르칠 입장은 아니지만... -- ) 

그래서 오늘은 보고서 작성시  회사내에서 실제로 작업할 수 있는 초보자 입장에서 포스팅을 하였으니 부담 갖지 마시길 바라며, 오늘도 스마트 워크 한 직장인이 되시길 바란다. 끝.