왜 지금 일어나는 일을 문서로 남겨야 할까?

나는 요즘도 보고서 때문에 울고 웃는다. 20여년 가까운 직장생활 대부분 문서 홍수더미에서 헤매고 살아가고 있으면서도, 보고서 때문에 주말 도서관과 밤을 새우며 고민하기도 한다. 

물론 다음날 여지없이 깨지고 나오며 밤새 작성했던 보고서도 아무짝에도 쓸모없는 휴지조각으로 변하기도 하지만... 그래도 왜 문서를 잘 써야하며 보고를 제때 해야만 할까?

그래도 문서로 남겨야 하는 이유

직장인은 말하기보다 글쓰기가 중요하다. 보고서를 잘 써야만 하는 이유는 '항상 준비된 사람'으로 평가받고 회사에서 성과관리도 문서로 판단하기 때문이다. 

평상시 보고서를 잘 쓰고 결재된 문서를 공유함으로서 일 잘하고 있다는걸 종종 보여주는 것만으로도 차별화 된  경쟁력이 될수 있으며 근평이나 역량평가에도 절대적인 기초자료가 된다.  사실 문서 잘 쓰고 싶은 목적도 그렇다.

다시말해 직장인의 업무 시작과 끝은 항상 보고서이며 아무리 직장에서 책임감 있고 성실하다 할 지라도 문서작성이나 보고를 잘 못하면 결국 좋은 평가를 받기도 어렵다는 뜻이다. 직장인이 문서로 보여줄 수 없다면 평가는 뻔하다.

그리고 직장에서 문서 하나만 잘 써도 퇴근을 일찍 하거니와 승진도 빠를 수 있으며, 반대로 문서를 잘 못 쓴다면 퇴출이 빠를수도 있다.

또한 업무과정 및 결과를 흔적으로 남기기 때문에 주변에 '내가 일 좀 하고 있다'라는 긍정적인 평판과 상사에게 능력을 검증 받을 수도 있는 장점도 있다.

물론 당연히 문서화 해야 함에도 불구하고 자기 스스로가 쓰지 않는다면 절대로 문서화되지 않는다. 자기 업무 내용과 성과는 본인이 기록해야 한다. 즉, 귀찮다거나 문서 작성 능력이 떨어진다는 핑계로 문서를 작성하지 않으면 아무도 알수 없다는 말이다.

그리고 나중에 후임자가 과거에 작성된 문서들을 참고하여 업무를 원활히 진행하여야 함에도 원하는 기초자료가 없다면 전임자를 원망하거나 일을 명확히 잘 못했다는 평판을 들을수 밖에 없는 것이다.
즉, 자기 혼자만 기억하는 일은 회사일이 아니다

직장인이 주둥이로 나불대기보다는 자기 생각을 글로 표현해서 정리한 문건을 윗 상사에게 보고하거나 일목요연하게 정리하여 후임자에게 넘겨준다면 평가는 달라진다. 

평상시 말은 청산유수인데 그 말을 정리를 못한다면 일을 못한다는 얘기다.

문서로 남겼을 때의 장점

요즘은 우리회사도 그렇지만 많은 조직이 그룹웨어를 통한 전자결재 방식을 많이 쓰고 있다. 과거에는 종이 문서를 작성하여 관련철에 묶기만 하면 되었기 때문에 주변 동료가 무슨일을 하고 있는지, 문서 내용이 무엇인지, 잘 썼는지 못썼는지는 찾아서 들춰보지 않는 이상 알 길이 없었다.

하지만 요즘은 전자결재를 마친 공문을 비공개가 아닌 이상 타인이 열람, 공람을 자유자재로 할 수 있으며, 작성자의 문서 수준까지 평가 할 수 있다.  결재 진행과정을 열람 할 수 있으며, 결재 문서가 완료되면 공람까지 가능하니 직장인은 문서로 평가 받을 수 밖에 없는 시스템인 것이다.

또한 문서로 남길때 좋은 점이라면, 지금 내가 하고 있는 이에 대한 업무 과정과 해결된 문제에 대해서 흔적을 남겨놓기 때문에, 직장 상사로부터 일을 잘하고 있구나 또는 무슨 일을 하고 있구나 하고 평가 기준이 될 수도 있기 때문이다.

상사의 입장에서도 현재 문제점에 대해서 고민하거나 결정할 수 있도록 글로서 남겨놓기 때문에 업무도 원활하게 추진 될 수 있으며, 나중에 문제 발생시에는 과거에 작성된 문서를 참고하여 대처할 수도 있다. 

 

문서를 남길때 주의 할 점

 

위에서 '직장인은 회사에서 보고서를 잘 써야만 한다'라고 말 했는데 조직 안팎에서 내가 쓴 보고서를 은연중에 평가하며 나에 대한 인상을 내가 과거 썼던 문서만으로도 결정하기 때문에 신경써서 작성해야 한다.

그리고 누구나 볼 수 있는 문서이기 때문에 나중에 문제 발생시 책임 소재를 명확히 하도록 문구 선정에 고민하고, 문제가 될 만한 단어는 최대한 쓰지 않는게 좋다.

문서 작성 당시에는 아무런 문제가 없었다고 해도 시간이 지나 상황이 바뀌었다면 오히려 문서로 인해 꼬투리(?)가 될 수도 있기 때문이다.

즉, 문서로 남겨야 한다면 좋은 일이라면 모를까 나중에 부메랑으로 되돌아 올 수도 있으므로, 절대 포장하지 말고 정확하고 신중하게 문제 발생이 안 되도록 고민에 고민을 더해서 작성하시기 바란다.

 작성된 문서를 누구든 언제라도 볼 수 있으므로...   끝.