나만의 매뉴얼 철을 만들어 언제나 가지고 다녀라

 

매뉴얼 철은 나만의 일급 비서

나는 평범한 직장인이고 그나마 업무능력도 동료들에 비해서 떨어진다는 혹독한 평가를 듣는 사람중에 한명인데, 그래도 지금까지 별 생각 없이 그럭저럭 직상생활에 만족하고 살았다. 

그렇다고 회사에서는 일을 고문관(?)처럼 못한다는 평가는 없지만 일반 회사의 독한 프로들 같이 열심히 했다고 볼 수도 없도, 단지 어느 순간부터 월급쟁이의 일상으로 길들여진 건 사실이다. 

변화의 기로에 서 있지만 지금까지는 무얼 어떻게 할지 몰라서 또는 애써 아무일 일어나지 않길 바라는 근거없는 긍정적인 생각으로 하루하루 습관적으로 회사에 출근했었는지도 모르겠다. 

이런 내가 최근에 조금 변화가 생겼다면 운명적으로 우물안 개구리가 될 수 밖에 없었던 기술부서에서 탈피하여 기획조정, 사업조정, 사업개발 부서를 거치면서 새로운 전기를 맞이하게 되었다는 점이다.

나만의 매뉴얼 철을 만들어 언제나 가지고 다녀라

매뉴얼이라면 회사의 기본적인 방침이자 수천 수만가지의 매뉴얼이 어느 회사에서든 존재하며, 회사에서는 매뉴얼이 기본이고 업무도 매뉴얼대로 시행하라고 강조하고 있다.

그리고 시중에 나가면 매뉴얼 정리나, 업무노트, 수첩 등 정리술을 소개하는 책자가 지천이다. 그러나 내가 지금 포스팅하는 것은 일반적인 매뉴얼이라기보다는 개인적인 업무철에 가깝다. 

나의 경우는 가끔 사장님등 임원회의에 참석하다보면 CEO의 돌발질문에 부서장들이 쩔쩔매거나 허위보고로 낭패를 보는 경우를 종종 보아왔다. 

여기서 착안한 것이 업무에서 꼭 필요한 나만의 매뉴얼 업무철을 한데 모아 비즈니스에서 실수를 최소화하고 싶다는 생각에서 시작한 것인데, 

클리어화일이나 두꺼운 서류철에서 꼭 필요한 것만 뽑아내 프랭클린플래너 다이어리케이스에 철을 하다보니 요긴하였고 업무 실수를 줄일 수도 있었다.

그래서 오늘은 우리가 흔히 질문받는 사항이나 데이터등을 요약 정리하는 나만의 매뉴얼 철에 대해서 포스팅하고자 한다.

방침서나 매뉴얼 철을 만들어 언제나 가지고 다녀라

중요한 것는 단번에 찾을 수 있어야 한다.

회사에서는 회의중이든 결재중이든 부하들은 항상 마음 졸이며 또한 변수가 많다. 돌발적인 상황이 많아 항상 긴장해야 하는데, 상사가 어떤 상황에서 질문을 하든 바로 답변할 수 있는 천재적인 완벽함이 좋겠지만,  나 같은 보통 아이큐에 평범한 직장인이라면 답변하기 어렵다.

하지만 기본적으로 질문을 받고 단 몇초 이내에 자료를 정확히 단번에 찾아 답변하는 센스가 중요하다. (그럴려면 서류가 어디에 있는지 완벽히 정확하게 알아야 한다ㅎㅎ) 

물론 상사가 바로 답변할것이라는 기대도 안하지만...  --;;

이것은 평상시 필요한 자료를 제때 쉽게 찾도록 자기만의 정리정돈이 필요하다는 얘기인데 너무 불필요한 자료가 많아 '무엇을 어디에 두었더라?'하고 

주절주절 찾다가 쓸데없는 시간낭비만 했다면 지금 당장 필요한 자료를 즉시 찾을 수 있는 자기만의 매뉴얼 철을 꼭 만들어 가지고 다니길 권한다.

TIP) 참고로 PC에 들어 있는 파일을 신봉하는 경우가 있는데 컴퓨터의 경우 부팅을 하고 검색기능을 활용해서 출력한 뒤 보고하는 경우라면 타이밍이 좀 늦다고 본다. 

일단 먼저 매뉴얼 철에서 구두 답변을 먼저하고 나중에 A4 한장으로 정리해서 상사에게 보고하면  깔끔하다.  

※ 예전에는 문서가 너무 많아 불필요함을 느껴 일일이 서류를 스캔을 해서 파일 저장해 놨는데 필요없는 서류까지 스캔하게 되고 진짜 필요한 파일은 찾기도 어려웠다. 물론 모니터에서 검색하느라 눈이 어지롭고 피곤해 괴롭기도 하고    --;; 

 

결론적으로   

1. 클리어화일

     ----> 일반적인 DATA나 방침들은 평상시에 깨끗하게 출력해서 클리어 화일에다 끼워놓고 언제라도 상사에게 보여줄 수 있어야 한다.

2. 매뉴얼 철(다이어리나 자기만의 철을 준비한다)

     -----> 특히 필요한 서류나 DATE를 이리저리 찾아 헤메는 사람이나 나같이 잘 잊어버리는 사람에게는 자기만의 매뉴얼 철이 필요하다.

나의 경우는 2번. 매뉴얼 철이 업무에 매우 큰 도움이 되었다.  물론 업데이트 하는게 좀 귀찮겠지만, 윗 상사로부터 신뢰감을 심어 줄수 있는 긍정적인 면도 있었더라는....ㅎㅎㅎ

정리하자면 필요한 정보와 보관되어 있는 철의 위치를 파악할 수 있고 머릿속도 깨끗이 정리되어 업무 효율을 높일 수 있다. 즉 업무 프로세스는 습관이고 평상시 꾸준한 관리라고 볼수 있다.

물론, 주기를 정해서 필요없는 자료는 빼내고 새로운 저장 서류를 끼워 놓는등 업데이트는 필수다.  끝.