디지털시대에 아날로그가 빛을 발한다

그 동안의 노하우를 축적, 유효적절하게 활용하는 것이 관건이다

직장인은 회사에서 회의중이든 결재중이든 변수가 많은데 돌발적인 상황이 갑자기 생기는 경우가 있어 항상 긴장해야 한다. 하지만 걱정할 것은 없다.

기본적으로 회사에서의 업무는 대부분 중복된 업무라고 보면된다. 새로운 일이라고 긴장하기도 하지만 대부분은 과거에 선배들이 한두번 했던 업무라고 보면된다. 즉 똑 같은 업무가 80% 이상인 것이다.

회사에서 업무를 하다보면, 80% 이상의 일들은 예전에 했던 업무이며 20% 정도만 개개인의 사항별로 대응 해야하는 일이다. 

나와 같은 건설공사 감독부서의 경우 사업계획, 예산현황, 공사추진현황, 공정율, 방침서 작성 등이 정형화된 업무이고 언론보도, 사건사고 관련 이슈 사항, 사회적 논란이나 민원사항등이 정형화 되지 않은 업무이며, 그때그때 별건으로 처리해야 하는 업무가 대부분 일 것이다.

그러나 이마저도 일정한 틀이 있고 양식이 있다. 즉, 지침이나 법에서 규정된 업무처리방법이나 양식에서 업무를 수행하고 있고 자료역시 이미 과거에 만들어 놓은 양식들인 경우가 많다.

물론 이것들은 기존의 문서철이 있다. 오고가는 공문이나 관련 서류등은 미리미리 출력해서 철을 해놓기 때문에 컴퓨터내에 파일정리만 제대로 해놓으면 후임자가 와도 일하기 편할 것이다.

하지만 항상 봐야하는 내용이내 중요한 요지등은 미리미리 출력해서 클리어 화일에 끼워놓고 들고 다니면 편리하다. 

예를들어 공사개요, 방침서, 예산 수급현황, 업체 현황, 공사추진현황, 공정율 현황등 정형화된 업무, 자료 등은 파일철을 만들어 항상 가지고 다닌다면 윗 상사와의 회의시간이나 돌발 질문시 대처 할 수 있다. 업데이트가 귀찮지만 신뢰감은 듬뿍이다.

방침서철은 클리어 화일로 끼우고, 매뉴얼은 자기만의 3P로 철을 하라

직장에서 깔끔하게 정리했는가 아닌가 하는 것은 크게 문제가 되지 않는다. 단지 중요한 것은 무엇이 어디 있는지 파악하고 있느냐 인데 이것은 자기만의 매뉴얼철이 필요한 이유다.

TIP) 나 같은 경우는 방침서 예산 현황 이외에도 회사 신조, 직원현황, 주소록, 회사내 긴급 전화번호 등등을 정리해서 프랭클린 플래너 케이스 철에 끼워놓고 중요한 회의나 결재시 들고 다닌다.  끝.