회사 문서 파일 정리 방법

파일은 미리미리 정리한다

평상시 컴퓨터 검색기능을 통해 단어검색을 해보면 중복된 파일이 수십개이거나 찾는다 해도 저장 날짜야 다르겠지만 파일을 일일이 확인해야 되고 어디 폴더에 있는지 헷깔리기 일수다. --;; (그러니 귀찮겠지만 애초에 저장을 잘해야 한다)   

 

예를 들어 "소송"이란 단어를 검색하면 위와 같이 폴더와 파일이 수십개이다. 즉, 갈수록 쌓여가는 컴퓨터 안의 폴더나 파일의 체계적인 저장 방법이나 자기만의 노하우가 없다면, 정작 필요할 때는 못찾는다거나 필요한 파일을 즉시 써먹지도 못한다는 얘기다.

회사 업무 파일정리 사례

이처럼 회사컴퓨터 안에 있는 문서파일 형태의 자료와 그 자료가 있는 폴더를 관리하기 위해서는 자기만의 기준과 요령이 필요하다. 처음 만든 문서나 파일은 생성날짜를 정확히 표기해 준다면 나중에 제목만 보고도 내가 찾는 문서를 금방 고를수 있는 장점이 있다.

처음만든 날짜와 제목을 달고 진행버전까지 관리한다면 편하다

문서파일은 파일명만으로도 문서의 생성일, 주요내용을 알수 있도록 '작성한 날짜_문서제목_작성자_버전(진행중)'등으로 이름을 붙이면 편리하다. 특히 새로운 파일은 전적으로 작성자가 파일명을 결정하는 것이므로 그때그때 신중하지 않으면 나중에는 파일 찾기가 어렵다.

예) 140916_ 간접비소송 준비서면_ 송충현_ver.03(최종)

 

 

※ 참고로 외부유출 불가한 파일이나 개인적인 자료는 비밀번호를 설정하여 꼭 관리해야 한다. 비밀번호를 설정하지 않으면 나중에 후임자로 다른 사람이 내 컴퓨터를 인수인계 받아 개인자료를 열람하게 된다. 

그리고 폴더는 앞서 포스팅한대로 년도별과 우선순위, 그리고 작성날짜 기준으로 정리한다.

예) 2014년_ 010 수명사항_ 140408 외부전문가 운영계획 

대한민국 직장인들이나 모든 사람들은 일정 시간이 지난뒤에도 자기가 만든 자료나 파일을 언제든지 쉽게 찾을 수 있다고 착각들을 하는 것 같다. (나 역시도 귀찮하다고 파일 제목을 단어 한개나 숫자를 파일 제목으로 하는 경우가 있었는데 시간 지나니 나도 못찾겠더라...)

위와같이 번거롭더라도 문서파일 형태의 자료와 그 자료가 있는 폴더를 관리하기 위해서는 세심한 관리가 필요하다. 안그러면 바쁜 업무중에 파일을 찾기위해 시간과 노력이 많이 소요될 수도 있다.